Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber gemäß Art. 13, 14 DSGVO – Erfüllung der Informationspflichten

Mit dieser Datenschutzerklärung kommen die ROS Soltau Management UG und die FOC Service Soltau GmbH sowie teilnehmende Markenpartner, ihrer Verpflichtung nach, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten während des Bewerbungsvorganges zu unterrichten.

1 Verantwortliche für die Datenverarbeitung

1.1      Markenpartner

Für jede Bewerbung auf eine offene Stelle eines Markenpartners des Designeroutlets Soltau sind die jeweiligen Markenpartner Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung („EU-DSGVO). Das bedeutet, nur eine für Recruiting beim Markenpartner zuständige Person hat Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten und verarbeitet Ihre Daten zu eigenen Zwecken.

1.2      ROS Soltau Management UG

Wenn Sie sich auf eine offene Stelle der ROS Soltau Management UG bewerben, ist ausschließlich die ROS Soltau Management UG der Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO. Das bedeutet, nur für Recruiting zuständige Mitarbeitende der ROS Soltau Management UG haben Zugriff auf Ihre Bewerbung.

1.3      Betreiber der Webseite

Die Betreiber der Webseite https://designeroutletsoltau.com, auf welcher die offenen Stellen angeboten werden, sind die ROS Soltau Management UG sowie die FOC Service Soltau GmbH. Diese agieren als gemeinsame Verantwortliche im Sinne des Art. 26 Abs. 1 DSGVO und legen gemeinsam die Zwecke der und die Mittel zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten fest. Sie erfüllen die datenschutzrechtlichen Pflichten entsprechend ihren jeweiligen Zuständigkeiten. Eine entsprechende Vereinbarung zur gemeinsamen Datenverarbeitung wurde abgeschlossen.

Die FOC Soltau GmbH ist bezogen auf die Datenverarbeitung von Bewerbern und Bewerberinnen Mitbetreiber der Website und hat keinerlei Zugriffsmöglichkeit auf Ihre Daten.

2 Auftragsverarbeiter

2.1      Recruitee GmbH

Das für den Bewerbungsprozess (Ausschreibung, Empfang der Bewerbungen, Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern, Verwaltung und Evidenzhaltungen von Bewerbungen) genutzte und auf der Webseite implementierte Bewerbermanagement-System wird von der Recruitee GmbH, Grafenberger Allee 277-287, 40237 Düsseldorf, Deutschland (nachfolgend „recruitee“) zur Verfügung gestellt.

Zwischen der FOC Service Soltau GmbH und recruitee wurde ein entsprechender Vertrag abgeschlossen.

recruitee verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten personenbezogene Daten lediglich im Auftrag und für die Zwecke der gemeinsamen Verantwortlichen und der jeweiligen Markenpartner und ist daher Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Z 8 DSGVO.

Die Datenschutzerklärung von recruitee finden Sie unter: https://recruitee.com/de/privacy-policy

2.2      ROS Soltau Management UG

Für die Verwaltung (Administration) des Bewerbermanagement-Systems ist die ROS Soltau Management UG zuständig. Sie sorgt für die Implementierung des Bewerbermanagement-Systems auf der Webseite https://designeroutletsoltau.com und dafür, dass die für Recruiting beim Markenpartner zuständige Person die entsprechenden Berechtigungen erhält, um auf der Webseite Stellen auszuschreiben und die an sie gerichteten Bewerbungen einzusehen.

Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der ROS Soltau Management UG und den jeweiligen Markenpartnern des Designeroutlets Soltau wurde abgeschlossen.

3 Datenverarbeitung

3.1      Datenverarbeitung nach Art 13 DSGVO

Es werden Daten von Ihnen verarbeitet, welche Sie durch eigene Angaben im Bewerbertool eingeben oder auch per Email an die ROS Soltau Management UG übermitteln.

3.2      Datenverarbeitung nach Art 14 DSGVO

Darüber hinaus werden Daten von Personen verarbeitet, welche für eine offene Stelle durch Dritte empfohlen werden. Die potentiellen Bewerberinnen und Bewerber werden hierbei im Bewerbermanagement-System angelegt und erhalten eine E-Mail mit Informationen zur Empfehlung und zum Stellenangebot sowie die Möglichkeit nachträglich ihre Zustimmung für die Datenverarbeitung zu erteilen. Sollte die Zustimmung innerhalb von 30 Tagen nicht erteilt werden, werden diese Daten automatisch gelöscht.

3.3      Betroffene Personen

Betroffene der Datenverarbeitung sind Personen, die sich als Kandidatinnen und Kandidaten auf eine freie Stelle, welche von Markenpartnern des Designeroutlets Soltau oder der ROS Soltau Management UG ausgeschrieben werden, bewerben bzw. für diese Stellen von Dritten empfohlen werden. Darüber hinaus auch Personen, die Initiativbewerbungen übermitteln.

3.4      Verarbeitete Datenkategorien

Folgende Daten werden im Rekrutierungsprozess verarbeitet, sofern diese von Ihnen zur Verfügung gestellt werden:

·       Registrierungsdaten für recruitee (E-Mail-Adresse, Passwort, Vor- und Nachnamen, Telefonnummer, Geburtsdatum, Wohnort)

·       Namensdaten (Vor- und Nachname)

·       Adress- und Kontaktdaten (z.B. Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

·       Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Motivationsschreiben und ggf. Zeugnisse, Bewerbungsfoto)

·       Ausbildungsdaten (z.B. Angaben zu Schul- oder Studienabschlüssen)

·       Tätigkeiten aus vorhergehenden Beschäftigungen (z.B. Dienstzeugnis)

·       Berufliche Anforderungen (z.B. Berufsprofil, Jobbeschreibung, gewünschtes Beschäftigungsausmaß, Kündigungsfrist, Gehaltsvorstellung)

·       Sonstige Fähigkeiten und Qualifikationen (z.B. Zusatzausbildungen, Zertifikate, Sprachen oder Hobbys)

·       Dateien und Dokumente, die Sie freiwillig hochladen

Darüber hinaus wird die schriftliche und elektronische Kommunikation zwischen Ihnen und den jeweils Verantwortlichen gespeichert. Die Verantwortlichen verarbeiten auch Kommentare und Bewertungen, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses über Sie verfasst werden.

3.4.1  Weiterleitung von Daten

Bewerbungen für einen Markenpartner, die per E-Mail bei der ROS Soltau Management UG eingehen, werden von dort umgehend an die für Recruiting beim Markenpartner zuständige Person weitergeleitet.

Sollten Sie einwilligen, dass Ihre Bewerbung auch für passende Stellenangebote von anderen Markenpartnern des Designeroutlets Soltau freigegeben werden darf, wird ihre Bewerbung an die jeweiligen Markenpartner weitergeleitet.

3.4.2      Datenverarbeitung durch recruitee

Folgende Nutzungsdaten werden von recruitee automatisiert erhoben:

·       Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs

·       Browser- und Metadaten

·       IP-Adresse

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und zu verbessern sowie dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Die Daten werden gelöscht, sobald die mit den Daten verbundenen Dienstleistungen beendet sind und die Daten nicht mehr für den oben genannten Zweck benötigt werden.

Cookies

recruitee setzt Cookies ein. Es werden unter anderem Cookies eingesetzt, die technisch notwendig sind. Beim erstmaligen Besuch der recruitee-Webseite, wird Ihnen ein Consent-Bannerangezeigt. Dort können Sie Ihre Zustimmung für zustimmungspflichtige Cookieserteilen. Sie können Cookies auch in Ihrem Webbrowser deaktivieren oder löschen.

4 Zweck der Datenverarbeitung

4.1      Zweck

Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl und zur Besetzung offener Stellen verarbeitet.

4.2      Rechtsgrundlagen

Die Übermittlung Ihrer Daten im Zuge Ihrer Bewerbung erfolgt auf Basis eines vorvertraglichen Verhältnisses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Auf Grundlage Ihrer Einwilligung werden Ihre Daten verarbeitet, wenn Sie einer Evidenzhaltung Ihrer Bewerbungsunterlagen explizit zustimmen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

In bestimmten Fällen verarbeiten die Verantwortlichen Ihre Daten zur Wahrung berechtigter eigener Interessen. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielweise dann, wenn Daten zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. wegen eines Rechtsstreites auf Grund einer allfälligen Diskriminierung) erforderlich sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5 Datenlöschung/Datenkorrektur

5.1      Datenlöschung

Sofern Sie sich für eine ausgeschriebene Stelle beworben haben, erfolgt eine Speicherung Ihrer Daten grundsätzlich für 6 Monate (falls Sie im Auswahlprozess nicht berücksichtigt werden können) ab Ablehnung Ihrer Bewerbung.

Sollten Sie einwilligen, werden Ihre Daten zum Zweck der weiteren Berücksichtigung und Kontaktaufnahme bei zukünftig passenden Stellenangeboten länger gespeichert. Sie werden hierfür kurz vor Ablauf der Aufbewahrungszeit durch ein E-Mail von der bevorstehenden Löschung Ihrer Daten informiert. Sie haben dabei die Möglichkeit durch Ihre bewusste Entscheidung die Aufbewahrungszeit Ihrer personenbezogenen Daten zu verlängern.

5.2      Datenkorrektur

Außerdem haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten zu korrigieren, falls sich diese geändert haben oder Ihnen bei der Bewerbung ein Fehler unterlaufen ist bzw. die Daten falsch im Bewerbermanagement-System aufgenommen worden sind (bspw. Tippfehler oder Fehlinformationen der empfehlenden Person).

5.3      Vorgehensweise bei Löschung und Korrektur

Jede Nachricht, die Sie im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung vom jeweils Verantwortlichen erhalten, enthält in der Fußzeile neben einen Link zu dieser Datenschutzerklärung auch Links zur Datenlöschung und Datenkorrektur. Dort können Sie dann Ihre Datenlöschung beantragen bzw. Ihre Daten korrigieren.

6 Ihre Rechte

Sie haben gegenüber den Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

·       Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung

·       Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

·       Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Erteilung einer Einwilligung

·       Recht auf Datenübertragbarkeit 

·       Beschwerderecht an den Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Telefon: +49 (0)5 11/120-45 00, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Selbstverständlich können Sie Ihre Betroffenenrechte gegenüber jedem einzelnen Verantwortlichen ausüben.

Die ROS Soltau Management UG hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt, diesen erreichen Sie unter der E-Mail: datenschutz@designeroutletsoltau.com.

Sollten Sie der Auffassung sein, dass bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen wird und dadurch Ihre Rechte verletzt werden, wenden Sie sich bitte an die Verantwortlichen, um eine Klärung herbeizuführen.

7 Einwilligung und Widerruf

Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Richten Sie Ihren Widerruf an: datenschutz@designeroutletsoltau.com.

Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8 Änderung dieser Datenschutzerklärung

Möglicherweise finden von Zeit zu Zeit Änderungen an dieser Datenschutzerklärung statt. Alle Änderungen der Datenschutzerklärung werden online veröffentlicht. Bitte beachten Sie diesbezüglich die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung.